// Beispielprojekt · Individuelles CRM- und Vertriebs-System_
Ein CRM, das zu kompliziert, zu teuer und nicht zum Kundenprozess passt? Hier ist ein Beispiel, wie es anders geht.
Für einen B2B-Dienstleister habe ich ein individuelles CRM- und Vertriebs-System gebaut, das neue Anfragen, Follow-ups, Angebote und Bestandskundenkontakte genau so abbildet, wie das Unternehmen wirklich arbeitet.
Kein Standard-SaaS. Keine überladene Suite. Ein schlankes System, das sich an eurem echten Ablauf orientiert.
CRM-Prozess
Anfragen, Angebote und Follow-ups im Blick
Website
4 neue Anfragen
7 relevante Kontakte
Kalender
3 Termine verknüpft
2 Rückfragen offen
Automatische Aufgaben
// Problem_
Standard-CRMs passen selten zu eurem echten Alltag.
Viele Unternehmen nutzen CRM-Systeme, die entweder zu groß, zu teuer oder zu unflexibel sind. Am Ende werden trotzdem Notizen in Excel gepflegt, Follow-ups vergessen oder Anfragen manuell im Postfach sortiert.
// Kanäle_
Anfragen kommen überall rein. Das System bringt sie in einen klaren CRM-Prozess.
Website, E-Mail, Telefon, WhatsApp, Empfehlungen, Social Media oder Terminbuchungen. Viele B2B-Dienstleister haben mehrere Eingangskanäle, aber keinen sauberen Prozess danach.
Website und Landingpages
Formularanfragen werden automatisch erfasst, kategorisiert und dem richtigen Status zugeordnet.
Relevante Anfragen aus dem Postfach können strukturiert übernommen oder schnell erfasst werden.
WhatsApp Business
WhatsApp-Anfragen können in den Vertriebsprozess eingebunden werden, damit Kontakte, Status und nächste Schritte nicht im Chatverlauf verschwinden.
Kalender und Termine
Terminbuchungen können automatisch mit Kontakten, Aufgaben und Follow-ups verknüpft werden.
Tabellen und bestehende Tools
Excel-Listen, Google Sheets, bestehende CRM-Systeme oder Projektmanagement-Tools können integriert oder schrittweise ersetzt werden.
Manuelle Eingaben
Telefonate, Empfehlungen oder persönliche Kontakte können schnell und sauber im System erfasst werden.
// Lösung_
Ein CRM-System, das sich nach dem Prozess richtet, nicht andersherum.
Ausgangspunkt war der echte Kunden- und Vertriebsprozess. Daraus entstand ein schlankes System, das genau die Funktionen enthält, die im Alltag wirklich gebraucht werden.
Anfragen erfassen
Neue Anfragen aus Formularen, E-Mail, Telefon, WhatsApp oder anderen Quellen werden sauber gesammelt und strukturiert.
Kontakte und Projektchancen strukturieren
Jeder Kontakt bekommt Status, Kontext, Priorität und nächste Schritte.
Follow-ups automatisieren
Aufgaben, Erinnerungen und nächste Schritte werden automatisch vorbereitet, damit nichts untergeht.
Angebote nachverfolgen
Offene Angebote, Rückfragen und Wiedervorlagen bleiben sichtbar.
Bestandskunden pflegen
Bestehende Kunden können mit Check-ins, Verlängerungen, Upsells oder Support-Übergaben besser begleitet werden.
Schnittstellen anbinden
Bestehende Tools, Formulare, Kalender, Tabellen oder E-Mail-Prozesse können integriert werden.
Individuelle Funktionen bauen
Statt euch an ein Standard-CRM anzupassen, bekommt ihr genau die Funktionen, die euer Ablauf braucht.
// Vergleich_
Standard-CRM oder individuelles CRM-System?
Standard-CRM
Viele Funktionen, wenig Passung
- Viele Funktionen, die ihr nicht braucht
- Hohe Kosten pro Nutzer
- Starre Prozesse
- Viele Klicks
- Aufwendige Einrichtung
- Teure Anpassungen
- Wird oft nicht konsequent gepflegt
- Echte Abläufe landen trotzdem in E-Mail, Excel oder Notizen
Individuelles CRM-System
Schlank, passend, erweiterbar
- Nur die Funktionen, die ihr wirklich nutzt
- Unbegrenzte Nutzer möglich
- Ablauf passend zu eurem Unternehmen
- Weniger Klicks
- Schneller startklar
- Individuelle Schnittstellen und Automatisierungen
- Klare Übersicht über Anfragen, Aufgaben, Angebote und Follow-ups
- Optional erweiterbar um Lead-Bewertung und Priorisierung
// Zielgruppen_
Für B2B-Dienstleister, die ihren Kundenprozess sauberer steuern wollen.
App- und Software-Agenturen
Für Teams, die Projektanfragen, Erstgespräche, Angebote und Follow-ups besser strukturieren wollen.
IT-Dienstleister und MSPs
Für Anbieter, die Anfragen, Bestandskunden, Support-Übergaben und Vertriebschancen sauberer abbilden möchten.
CRM-, ERP- und Software-Implementierer
Für Unternehmen, die selbst komplexe Vertriebsprozesse haben und kein überladenes Standard-CRM nutzen wollen.
Beratungen und Agenturen
Für Dienstleister, bei denen Kontakte, Angebote, Nachfassaktionen und Projektchancen nicht im Postfach untergehen dürfen.
Technische Dienstleister
Für Unternehmen, bei denen viele individuelle Anfragen, Abstimmungen und Follow-ups zusammenlaufen.
// Möglichkeiten_
Was ein solches System abbilden kann
// Modul_
Optional: Lead-Bewertung und Priorisierung
Wenn der CRM-Prozess steht, kann das System zusätzlich neue und bestehende Kontakte nach individuellen Kriterien bewerten, um schneller zu erkennen, welche Projektchancen wirklich relevant sind.
// Ablauf_
So ist das individuelle Vertriebs-System entstanden.
01
Prozess verstehen
Wir schauen uns an, wie Anfragen, Kontakte, Angebote, Follow-ups und Bestandskundenkontakte aktuell bei euch laufen.
02
Schwachstellen erkennen
Wir identifizieren, wo Zeit verloren geht, wo manuell nachgefasst wird und wo Informationen untergehen.
03
System entwerfen
Ich entwickle eine schlanke Struktur mit Feldern, Status, Aufgaben, Automatisierungen und Schnittstellen.
04
Umsetzung starten
Das System wird technisch umgesetzt und an eure echten Abläufe angepasst.
05
Optimieren
Nach den ersten echten Nutzungen wird geschärft, vereinfacht und verbessert.
// Nächster Schritt_